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Gestione e controllo dei contratti di noleggio/leasing del parco mezzi aziendali 



Per Gestione e controllo dei contratti di noleggio/leasing del parco mezzi aziendali si intende la gestione delle problematiche di un numero elevato di contratti. Lo scopo principale è quello di informatizzare i contratti di noleggio/leasing, associare ai contratti gli assegnatari dei mezzi e produrre gli scadenziari economici base per la registrazione e controllo delle fatture fornitori, le disposizioni di pagamento e la produzione di budget/forecast economici e finanziari. Tutte le informazioni relative ai contratti sono integrate nel sistema e consentono di produrre report di analisi secondo le esigenze delle varie direzioni. 

La Gestione del parco mezzi aziendali (tipicamente parco auto) in noleggio/leasing è una problematica sempre più importante per tutte le aziende che hanno un numero elevato di contratti di noleggio/leasing da gestire, difficilmente risolvibile in modo esaustivo all’interno dei sistemi informativi dell’area contabile. I costi derivanti dai contratti di noleggio/leasing richiedono un controllo attento non solo delle spese di noleggio/leasing, ma anche di tutte le spese strettamente legate al mezzo aziendale come, ad esempio, le spese di carburante a causa del considerevole numero di registrazioni dei rifornimenti.

La gestione dei contratti di noleggio/leasing impatta in modo sensibile su diverse direzioni aziendali: Servizi Generali, Amministrazione, Personale e Controllo di Gestione. Ogni direzione ha bisogno di strumenti specifici per la gestione del parco auto. La registrazione delle fatture fornitori per addebito del noleggio, del leasing, dei rifornimenti di carburante e altri costi è uno degli aspetti più critici poiché comporta un’attività di controllo e gestione delle contestazioni complessa stante documenti mensili che includono tutti gli addebiti mensili di tutti i mezzi. Le normative fiscali sull’indeducibilità e l’indetraibilità richiedono un calcolo più attento dei reali costi di noleggio/leasing per un quadro economico per sinolo mezzo che consenta di fare scelte mirate di gestione del parco auto.

La mancanza d’integrazione comporta difficoltà organizzative e scarsa efficienza evidenziate da:

• Un notevole scambio di supporti cartacei, ritardi nella registrazione delle fatture fornitori, difficoltà d’analisi, scarsa disponibilità di informazioni di controllo e difficoltà nel redigere budget/forecast.

• Una gestione settoriale delle informazioni e della documentazione allegata, quindi dati non condivisi e non consultabili in soluzione unica dalle singole direzioni.

• Tra le esigenze tipiche della gestione rientrano inoltre:

• Analisi degli scostamenti tra carburante consumato e chilometri percorsi in base ai consumi medi del mezzo.

• Analisi del chilometraggio percorso in relazione al target concordato per evitare sconvenienti penali contrattuali.

• Analisi dell’incidenza del fringe benefit percepito dall’assegnatario del mezzo in relazione al costo dello stesso.

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