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Gestione del patrimonio immobiliare e degli affitti



Per gestione del patrimonio immobiliare e degli affitti si intende l'informatizzazione di tutte le informazioni immobiliari degli immobili e delle relative unità immobiliari e pertanto la gestione su ogni elemento delle attività in scadenza, dei fattori di costo e di ricavo tramite uno scadenziario economico, base per l’emissione delle fatture clienti, la gestione della registrazione e il controllo delle fatture fornitori, la gestione delle disposizioni di incasso da cliente e di pagamento a fornitore.

La gestione del patrimonio immobiliare è una problematica sempre più importante per tutte le aziende che utilizzano un numero elevato d’immobili (di proprietà e non) per il proprio business difficilmente risolvibile in modo esaustivo all’interno dei sistemi informativi dell’area contabile.

L’immobile e le unità immobiliari in cui l’immobile è logicamente segmentabile sono gli oggetti su cui direzioni diverse (Tecnica, Contratti, Amministrazione, Controllo di Gestione) gestiscono costi e ricavi di natura diversa: canoni d’affitto, imposta di registro, spese condominiali, spese di manutenzione, imposte (Imu/Tasi), …

I casi più complessi sono quelli in cui l’azienda utilizza immobili non di proprietà, quindi in affitto, e porzioni degli stessi (locali/aree) sono affittate (locazioni immobiliari, affitto di ramo d’azienda, affitto di reparto d’azienda, …) a inquilini (o aziende del gruppo nel caso d’intercompany) ed infine l’azienda stessa o un’azienda del gruppo gestisce le spese condominiali con l’obiettivo finale di recuperare la quota di spese a carico degli inquilini.

I casi meno complessi sono quelli in cui l’azienda utilizza immobili non di proprietà quindi in affitto ad esempio per la propria rete di vendita diretta/indiretta (negozi, agenzie, …) e al tempo stesso riconosce al gestore del condominio le spese condominiali.

Imposte quali l’Imu e soprattutto la Tasi sono calcolate a carico del proprietario dell’immobile e per i locali affittati a carico dell’inquilino. Proprietario e inquilino sono ruoli che l’azienda può ricoprire sugli immobili condivisi con le altre aziende del gruppo.

La concentrazione in un’unica azienda d’immobili detenuti da più aziende (spin-off) dello stesso gruppo consentono di ridurre solo in parte la complessità dell’area, ma aprono nuovi problemi legati al “ribaltamento” dei costi sostenuti a livello centrale sulle singole aziende.

L’integrazione di tutte le informazioni gestite su supporti diversi dalle singole direzioni è fondamentale per migliorare la gestione di transazioni altrimenti critiche. Ad esempio:

• La gestione della scadenza dei contratti d’affitto (chiusura, rinnovo, …).

• Il controllo di una fattura del proprietario, che contiene canoni e altri addebiti quale il recupero del costo dell’imposta di registro.

• L’emissione periodica delle fatture agli inquilini. • Il pagamento dell’imposta di registro e il recupero nei confronti del proprietario o dell’inquilino.

• Il pagamento, in assenza di fattura del fornitore poiché ancora da pervenire, della rata periodica del canone.

• L’adeguamento (Istat, Euribor, …) del canone d’affitto.

• Gli sconti e i conguagli di canone quali quelli di “minimo garantito sui corrispettivi”.

• La gestione delle garanzie (fidejussioni, depositi bancari, …).

• La previsione spese condominiali, tramite millesimi l’allocazione dei costi sulle unità immobiliari e il recupero nei confronti degli inquilini.

• Il calcolo e il pagamento delle imposte.

• Ratei e risconti.

• Rettifiche ai fini IAS.

• Il miglioramento della gestione delle transazioni basto sull’integrazione comporta una capacità di presidio e analisi che altrimenti le singole direzioni eseguono su supporti individuali.

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