Autore: Akeron

Saper pianificare i costi della commessa in modo preventivo

Secondo i dati dell’Osservatorio Innovazione Digitale del Politecnico di Milano, circa la metà delle PMI mostrano un approccio al digitale ancora timido, con notevoli carenze nell’integrazione di piattaforme a supporto dei processi aziendali. Un dato dovuto in parte – come evidenziato dalla prof.ssa Lucia Bonechi, esperta di organizzazione aziendale e docente all’Università di Pisa – ad una componente culturale insita nel sistema aziendale nazionale, che intuisce le potenzialità della digitalizzazione, ma fatica ad attivarsi al riguardo.

Tra le realtà che necessitano, dati alla mano, più urgentemente di una digitalizzazione dei processi, ci sono sicuramente le aziende che lavorano a commessa. I motivi sono da individuarsi in alcune necessità basilari e tipiche di queste strutture, come ad esempio la pianificazione ed il controllo delle ore lavorate dai dipendenti e collaboratori, il monitoraggio delle relazioni e dei processi al di fuori dei confini aziendali e la gestione integrata delle professionalità esterne. Elementi che, se coordinati con una gestione non informatizzata dei processi, possono facilmente indurre a errori, ridondanze e ritardi nella consegna dei progetti.

Anche nell’ambito delle risorse umane, i responsabili hr possono disporre di dati personali, dati relativi a ruoli, competenze, capacità, ore lavorate e altri, che possono offrire una visibilità a 360 gradi sul capitale umano.
Questi dati possono quindi essere aggregati in indicatori – o Key Performance Indicators – e letti al fine di valorizzare gli aspetti più strategici della funzione HR:

• Definire obiettivi;
• Analizzare criticità;
• Apportare correttivi.

Ma cosa sono i KPI?
Letteralmente queste tre parole possono essere tradotte come indicatori chiave di rendimento. Si tratta pertanto di metriche volte alla misurazione delle performance e, come abbiamo precedentemente sottolineato, tale misurazione permette di comprendere la situazione corrente dell’azienda ed il margine di miglioramento in relazione al raggiungimento degli obbiettivi strategici prefissati.
Una delle principali funzioni dei KPI riguarda la possibilità, per il management, di comprendere se effettivamente il lavoro dei dipendenti sia allineato con gli obbiettivi strategici definiti dall’impresa e, nel caso contrario, cercare di allineare la motivazione individuale al raggiungimento degli obbiettivi aziendali.
Nella definizione dei KPI, dunque, è sicuramente utile definire quali siano i risultati che si vuole raggiungere, come raggiungerli, con quale cadenza temporale misurare le performance e, nel caso in cui le performance dei dipendenti siano disallineate dagli obbiettivi strategici, quali azioni attuare per rimediare.
Nell’ambito delle risorse umane il management può disporre di molti KPI, riferibili a diversi ambiti della gestione hr.
Questi indicatori permettono non solo di fare valutazioni individuali ma anche di comparare i risultati in termini di benchmark.

Ad esempio, in riferimento alla fase di recruiting il responsabile delle risorse umane potrebbe porsi l’obiettivo di ottimizzare e snellire il processo di selezione del personale. Per farlo deve, in primis, utilizzare un indicatore ad hoc in grado di fotografare la situazione attuale.

Una volta che sono emerse le criticità e sono state realizzate delle azioni migliorative, il risultato ottenuto dalla prima misurazione potrà essere confrontato con l’ultima fatta in modo tale da verificare se ci sono stati miglioramenti, peggioramenti o nessun cambiamento.

In questo caso il responsabile hr deve cercare di comprendere quali indicatore utilizzare a seconda dello specifico obiettivo da perseguire. Potrebbe, ad esempio, notare lentezze nel riempimento di una posizione vacante e prendere in considerazione alcuni KPI, come il Time to hire: misura il tempo passato tra il colloquio del candidato ed il momento della sua assunzione. Un alto time to hire potrebbe significare che sussistono inefficienze nella fase di reclutamento. In questo caso è possibile utilizzare metriche per misurare le conseguenze di questi dilungamenti ad esempio grazie al Tasso di accettazione del lavoro, il quale misura il numero di persone che si sono candidate per il lavoro e quelle hanno accettato il lavoro. Se questo tasso si mostrasse basso potrebbe esserci un problema di time to hire troppo lungo o una pessima strategia di employer branding.

Oppure, il responsabile hr potrebbe aver bisogno di avere un quadro generale della composizione della popolazione aziendale, ad esempio per capire se l’azienda rispetta gli standard in termini di inclusività. In questo caso alcuni KPI che potrebbero rivelarsi utili sono:

• Tasso di discriminazione/risentimento dei dipendenti: per comprendere se in azienda sussistono dei comportamenti discriminatori che possono sia rovinare la reputazione aziendale che demotivare il personale;
• Soddisfazione professionale per dati demografici: in modo tale da mettere in relazione la crescita e la soddisfazione professionale con l’inclusività;

Ancora, il responsabile hr potrebbe voler migliorare la performance dei dipendenti. La performance dipende da molti elementi come la motivazione intrinseca ed estrinseca, la soddisfazione personale e professionale, l’allineamento degli obiettivi individuali con quelli collettivi etc.
Ad esempio, un alto tasso di turnover potrebbe indicare un trend negativo nei dipendenti a livello di soddisfazione e quindi anche di performance.

• Il tasso di turnover evidenzia la quantità di persone che nel corso dell’anno in questione hanno lasciato il posto di lavoro. Quando il tasso di turnover è alto l’azienda si trova a sostenere costi elevati dovuti sia alla necessità di sostituire il dipendente (reclutamento) sia quelli derivati dalla perdita di investimenti compiuti in formazione.
  Si tratta dunque di un indice che deve essere preso in considerazione anche in relazione ad altri indici ugualmente significativi come il:
  • tasso di assenteismo , che indica la quantità di volte nelle quali il dipendente non si presenta a lavoro
  • l’indice di tempo occupato in una posizione, che indica da quanto tempo il dipendente si trova nella medesima posizione lavorativa
  • il costo per formazione, ovvero quanto l’azienda spende in formazione per ogni dipendente.

   

Esistono moltissimi KPI tra i quali scegliere ma è fondamentale che nel corso della loro applicazione nell’ambito aziendale si agisca sulla base di un criterio prioritario in modo tale da avere un numero di metriche limitato ma facilmente sorvegliabile nel breve periodo.

In questa attività di analisi e controllo possono essere utilizzati software in grado di gestire i dati in modo autonomo fornendo insight e report significativi.

I key performance indicators se in linea con la strategia aziendale, possono distinguere un’azienda di successo da una in stato di declino, in quanto in grado di comprendere le esigenze delle risorse umane e soddisfarle in modo da allineare il lavoro quotidiano con gli obbiettivi del management.

Fonti:

Gabčanová, I. (2012) Human resources key performance indicators. Journal of competitiveness (2012).
Costa G. Gianecchini M. (2013), Risorse Umane: persone, relazioni e valore, III edizione, McGraw Education, Milano.
Parmenter D. (2007) Key Performance Indicators Developing, Implementing, and Using Winning KPIs, John Wiley & Sons, Inc.
Kaplan, R. and Norton, D. (1992) The Balanced Scorecard—Measures That Drive Performance. Harvard Business Review, 79.
Workday, Data Literacy per HR: Una guida pratica per gestire al meglio gli insight sul personale.
AIHR, Academy to Innovate hr.- 51 HR Metrics Cheat Sheet 51 of the most important HR metrics.

App Dipendenti, la soluzione smartphone di Akeron PBA si inserisce perfettamente all’interno di un contesto di trasformazione digitale che ha inesorabilmente mutato molti aspetti della vita aziendale. In un tale contesto di cambiamento ed innovazione la Gestione delle Risorse Umane non può che adattarsi e conformarsi alle esigenze di Responsabili HR e dipendenti, che richiedono lo svolgimento dei processi operativi secondo le caratteristiche di immediatezza ed efficienza, tipiche dell’epoca digitale. 

La digitalizzazione dei processi HR rappresenta una sempre maggiore area di investimento. Difatti, secondo una ricerca effettuata dall’Osservatorio 2019 HR Innovation Practice (Politecnico di Milano) ben il 60% dei dirigenti HR intervistati ha dichiarato di aver aumentato il budget investito per iniziative digitali rispetto all’anno passato con un trend di crescita del 2,8%, rispetto all’anno precedente. 

Insomma, le aziende hanno compreso l’importanza di adottare strumenti digitali a supporto dei processi HR in quanto in grado di snellire i processi operativi ed amministrativi ma anche di implementare aspetti attinenti alla valorizzazione delle risorse umane. Le risorse umane sono considerate come elementi strategici capaci di determinare il futuro dell’azienda poiché portatrici di innovazione e competenze. Quindi, se da una parte si pone la necessità di velocizzare i processi, dall’altra non può venire meno la funzione di valorizzazione della risorsa umana in modo tale che il potenziale dei dipendenti possa essere impiegato al massimo ed orientato al successo aziendale.

L’App Dipendenti concilia la necessità di digitalizzazione dei processi HR con la valorizzazione della risorsa umana e delle sue potenzialità. 

In questo senso il dipendente, grazie a questa soluzione mobile, è in grado di gestire in modo autonomo le esigenze connesse al proprio lavoro con conseguenze sull’ottimizzazione di tempo e risorse. Allo stesso tempo, da questa attività derivano alcuni benefici per l’azienda in termini di valore competitivo che si realizza sul mercato. All’interno dell’App Dipendenti, infatti, sono presenti molteplici funzionalità in grado di supportare i processi HR e migliorare la gestione delle risorse umane.

Come organizzare l’anagrafica dei dipendenti per gestire al meglio i processi HR della tua azienda

Negli ultimi anni le organizzazioni hanno acquisito sempre più consapevolezza del valore della risorsa umana come elemento strategico in grado di contribuire alla realizzazione del vantaggio competitivo aziendale. È in quest’ottica che si è evoluta l’area di Gestione delle Risorse Umane, una funzione chiave per la valorizzazione, in chiave strategica, dei dipendenti e delle relative competenze, conoscenze ed abilità.

Questa funzione si occupa anche di questioni normative ed operative, in particolare quando si tratta di gestire l’ambito amministrativo relativo alle risorse umane: che rappresenta una indispensabile base di partenza affinché il responsabile HR possa disporre di tutte le informazioni necessarie a prendere decisioni ed organizzare iniziative in grado di rispondere alle esigenze e potenzialità della risorsa umana stessa. Come potrebbe un responsabile HR organizzare un corso di formazione per dipendenti di cui non conosce ruolo e skills? Oppure organizzare una trasferta senza conoscere le generalità del dipendente? 

Insomma, gestire le risorse umane senza avere a disposizione alcuna informazione sarebbe impossibile ma anche utilizzare strumenti di supporto obsoleti ed inefficienti non risulta certamente produttivo. Utilizzare Excel o dispositivi cartacei provoca disordine e confusione oltre che l’eccessivo investimento di tempo e risorse impiegate per organizzare le informazioni in modo pratico.
Akeron PBA permette di gestire l’Anagrafica dei Dipendenti in modo semplice e veloce ma soprattutto ordinato: con un click è possibile accedere alla Scheda Addetto del dipendente e riuscire ad avere una visione completa della sua identità, posizione lavorativa, capacità, potenzialità e tutto ciò che lo contraddistingue e identifica.

All’interno della Scheda Addetto è infatti possibile inserire dati relativi all’identità come: nome, data di nascita, codice fiscale, domicilio, Iban ed altre informazioni che possono essere inserite direttamente all’interno della Scheda in modo da poterle avere a disposizione in ogni momento. 

Queste informazioni possono essere annesse ad un’immagine dell’addetto stesso, in modo che il responsabile HR sia in grado di associare i dati alla persona, soprattutto in medie-grandi aziende all’interno delle quali si inseriscono in modo continuativo ed esponenziale nuove figure.

Oltre a questi dati personali il software offre la possibilità di inserire i Riferimenti Aziendali e molteplici informazioni relative alla posizione ricoperta dall’addetto come: il ruolo occupato, lo stabilimento ed il reparto in cui opera, la data di assunzione o cessazione, potenziali dotazioni fornite dall’azienda per lo svolgimento delle sue mansioni, etc.

Ancora tra le molte funzionalità di Akeron PBA è possibile per il Responsabile HR disporre degli orari di lavoro dell’addetto oltre che gestire la timbratura del cartellino che può avvenire da Agenda, da inserimento file o dall’associazione con l’App Dipendenti tramite la quale il personale timbrare direttamente da mobile. 

Il software permette di gestire altre informazioni rilevanti al fine di gestire le risorse umane in modo consapevole ed efficiente, come ad esempio: la possibilità di inserire i Titoli di Studio dell’addetto, disponendo delle informazioni che riguardano le conoscenze possedute e background formativo, così da poter comprendere le potenzialità del dipendente e le opportunità di crescita all’interno dell’azienda (organizzando ad esempio corsi di formazione ad hoc), la possibilità di associargli Dotazioni ed Attributi così da poter conoscere in ogni momento, non solo se il dipendente possiede gli strumenti necessari a svolgere il suo lavoro in sicurezza, ma anche le informazioni necessarie per una consegna veloce.

Lo abbiamo chiesto a Matilde Giusti, HR Specialist in Nt Food S.p.A, storica realtà italiana e leader nel settore gluten free.

“Partiamo da un chiarimento terminologico, gestire strategicamente le risorse umane significa sviluppare il vantaggio competitivo aziendale facendo leva sulle persone. In questo senso, credo che oggi la tecnologia sia un driver centrale per poter garantire una continua evoluzione e crescita dell’organizzazione” afferma Matilde Giusti.

In NT Food l’introduzione di una soluzione software a supporto dei processi HR ha avuto un impatto determinante per la gestione strategica.
Il primo aspetto è legato ai dati, cioè quello che viene definito HR Analytics: i dati del personale, anche di tipo qualitativo, sono categorizzati e possono essere utilizzati per prendere decisioni strategiche e organizzative su politiche di welfare, sulle attività di formazione, ma anche semplicemente sulla scelta dei canali di comunicazione più adeguati.

“La comunicazione interna è l’altro elemento di valore strategico” continua Matilde “La app mobile che utilizziamo per gestire i processi HR è semplice e alla portata di tutti e, anche se può risultare retorico, ha incentivato la condivisione e la connessione tra le persone”.

In NT Food tra gli indicatori considerati per valutare la bontà del progetto, il tasso di partecipazione alle iniziative aziendali è sicuramente tra i più importanti: “Ad esempio, ricevere commenti ringraziamenti dal personale per la convocazione ad una sessione formativa è un indicatore tangibile di benessere”

Secondo lo studio di KPMG, The Future of HR 2019, le funzioni HR che hanno intrapreso, o recentemente completato, un progetto di Digital Transformation considerano come principali aree di attenzione gli skill in ambito digitale.
“In NT Food il progetto di trasformazione digitale HR è portato avanti con successo non solo perché esiste un’area nell’organizzazione dedicata, ma soprattutto perché è stato adottato il giusto approccio e si è acquisita la giusta consapevolezza”. Credere che implementare un software sia sufficiente per avviare una HR Transformation è frutto di una visione limitata e poco lungimirante; infatti, prima di procedere con progetti di questa natura, è fondamentale valutare quale fase di maturità sta attraversando l’azienda e di conseguenza quanto è pronta ad accogliere il cambiamento.
In questo contesto, è fondamentale il contributo di chi fornisce la tecnologia, dal momento che una software house non può essere solo un fornitore, ma deve essere un vero e proprio partner in grado di valorizzare i processi e gli elementi distintivi del progetto e della soluzione implementata.

“Un rapporto come quello che abbiamo costruito con Akeron” conclude Matilde “è ciò che intendo per una collaborazione di valore, in cui la consulenza, la formazione e l’affiancamento sono stati e continuano ad essere determinanti per la nostra crescita”.

Le società di servizi con processi a commessa sono caratterizzate da elementi distintivi che, se sottovalutati, impediscono una impostazione strategica del business e un adeguato controllo delle performance.

1. Primo tra tutti, il personale. Le risorse umane rappresentano il vero cuore aziendale e per questo motivo la gestione del loro tempo rappresenta un elemento centrale. Ecco che assume rilevanza la gestione della pianificazione e della rendicontazione delle ore lavorate, oltre a tutti gli adempimenti legislativi e contrattuali connessi alle risorse stesse.
2. In questo tipo di aziende, inoltre, il perimetro aziendale è un perimetro esteso, non confinato alle quattro mura: non si opera solo presso la sede aziendale ma anche in mobilità. E la mobilità non è un concetto esente da un difficile controllo e carenza di comunicazione. Per questo è necessario contemplare l’adozione di tecnologie mobile, migliorative per i processi comunicativi.
3. L’azienda che lavora a commessa è poi un’impresa reticolare che necessita di una grande flessibilità di risorse. Infatti, per fronteggiare la variabilità dei carichi di lavoro, si avvale spesso di professionalità esterne, per cui è necessario garantire una pianificazione e gestione integrate.
4. Un altro elemento centrale è rappresentato dalla capacità di ottenere una valutazione preventiva e non ripetitiva dei costi. Le organizzazioni che erogano servizi sottoscrivono soprattutto contratti a corpo, tipologia che nasconde spesso insidie nelle marginalità. La non ripetibilità nei processi pone le basi per l’elaborazione di studi di fattibilità che evidenziano i costi di risorse umane, risorse tecniche e di approvvigionamento necessari alla gestione della commessa stessa.
5. Fatture di acconto, ma anche modalità di avanzamento lavori a milestones, rendono necessaria una definizione delle rettifiche contabili da apportare in fase di bilancio e di verifica infrannuale. E’ necessario poter misurare quali costi l’azienda ha sostenuto e contabilizzato, a fronte dei quali non ha ancora registrato ricavi. Ciò significa dover valorizzare i lavori in corso d’opera, ovvero adottare una gestione per competenza economica.
6. Ne consegue l’importanza di una gestione preventiva di entrate ed uscite di cassa, perché l’equilibrio economico può non trovare corrispondenza nell’equilibrio finanziario. I principali flussi finanziari in uscita sono rappresentati dal costo delle risorse umane. Si tratta di uscite finanziarie mensili che non consentono dilazioni. Contrariamente, gli incassi (flussi attivi) variano molto in base alla tipologia di contratto definita.

Per gestire correttamente queste criticità è necessario dotarsi di uno strumento che assuma proprio tali specificità come suoi elementi distintivi. Solo un software ideato e sviluppato per aziende che lavorano a commessa è in grado di accoglierne le criticità e garantire una corretta gestione del business. 

Perchè un software gestionale dovrebbe integrare i processi HR?

Nelle società di servizi o manifatturiere che operano con processi a commessa il personale rappresenta il cuore del sistema aziendale, si parla infatti di risorse e non di dipendenti.
Il perché di questa centralità è connesso ad un elemento cardine, al perno attorno al quale ruotano tutti i processi aziendali: la gestione del tempo.

Un’azienda che lavora a commessa infatti basa la propria redditività sul tempo delle proprie risorse. Se la rendicontazione è parziale o non contestuale si possono ottenere effetti negativi ramificati; quando le ore non sono registrate correttamente si ottengono dati incompleti e quindi, non disponendo dei carichi di lavoro effettivi, si vanifica il processo di pianificazione delle attività. Ne conseguono: impossibilità di valutare l’avanzamento lavori, costificazione approssimativa e mancanza di informazioni in real time utili a prevenire inefficienze e ritardi.

Akeron PBA è l’unica soluzione software, leader nel panorama nazionale, che posiziona la risorsa umana al centro del flusso gestionale e organizzativo. Dotata di logiche Time in Real Time (TRT), ovvero di funzionalità per apertura e chiusura di attività in modalità start&stop, garantisce esatta costificazione, controllo di criticità su lavori in esecuzione e visibilità sulle capacità residue per carichi di lavoro.

Un’altra criticità connessa alla corretta gestione del tempo è una gestione delle risorse umane non integrata ai processi di assenza (ferie, permessi, malattie, …) che hanno comunque riflessi rilevanti sulla pianificazione delle commesse.
Akeron PBA gestisce il processo di assenza e di presenza integrandolo alla rendicontazione delle ore a commessa, anche attraverso app mobile. In questo modo con i propri smartphone le risorse umane possono facilmente consultare le ore residue, chiedere ferie o comunicare le assenze.

Il tema delle centralità della gestione HR è inoltre connesso al tema degli adempimenti legislativi. In conformità ai decreti legge vigenti sul territorio nazionale, le aziende si trovano a dover gestire chiare normative che vedono la risorsa al centro di una complessa struttura. Gestione degli incarichi (antincendio, primo soccorso, ….), delle visite mediche, della formazione obbligatoria, dei dispositivi di protezione individuale, sono solo alcuni degli obblighi a carico del sistema aziendale. Se consideriamo la risorsa umana come il cuore del processo di erogazione dei servizi e non gestiamo in modo completo gli adempimenti normativi, oltre a rischiare sanzioni amministrative, si sottovalutano aspetti fondamentali per la pianificazione delle attività. Grazie alla implementazione di Akeron PBA e a un percorso organizzativo dedicato è possibile gestire tutti gli adempimenti normativi coerentemente con la vita aziendale.

L’implementazione di una soluzione software gestionale, alla luce delle considerazioni sopra affrontate, deve necessariamente garantire la gestione dei processi HR. Una soluzione software che non ha al proprio interno la gestione delle risorse umane non può essere considerata adeguata per aziende che operano con processi a commessa. Tali organizzazioni, più di altre, devono essere considerate come un network di persone, tra loro interconnesse. Gestire il processo HR in modo integrato garantisce che lo svolgimento delle attività previste sia più che mai coerente con gli obiettivi di business aziendali. Akeron PBA  è la soluzione gestionale che posizione la risorsa umana al centro della vita aziendale stessa.

L’indicatore di cui ogni azienda non può fare a meno per gestire e monitorare correttamente le proprie commesse. 

L’obiettivo di ogni imprenditore è di adottare tutte le strategie possibili per migliorare le performance aziendali e per favorire una crescita economica, patrimoniale e di mercato.
Ogni decisione presa ha effetti a breve, medio e lungo termine; pensiamo ad esempio alle scelte operative in fase di creazione di un team di commessa, a decisioni in merito a servizi in outsourcing o piuttosto a decisioni strategiche relative all’ingresso in nuovi mercati o alla creazione di nuove aree di business: tutto ciò impatta in modo significativo sulle prestazioni aziendali. 
Troppo spesso però i manager riscontrano difficoltà nel misurare gli effetti di ogni loro azione con gli indicatori giusti, consapevoli del fatto che i dati aziendali rappresentano una fonte di fondamentale importanza per stabilire obiettivi e strategie.

Progetti e commesse aziendali sono ricchi di informazioni significative, ma l’utilizzo di più sistemi contemporaneamente o soluzioni non integrate, produce la dispersione dei dati con effetti negativi sulla qualità e sul raggiungimento dei risultati.

Akeron PBA riunisce tutti i dati operativi relativi a commesse e progetti in un unico sistema, li integra grazie ad un algoritmo basato sulla loro stratificazione ed è in grado di ricondurre la prestazione aziendale ad un semplice indicatore: la velocità oraria. 

Questo indicatore, che tiene in considerazione i tempi impiegati per la lavorazione delle commesse e il loro valore economico, consente di prendere decisioni tempestive ma soprattutto informate riguardo a: 

• Definizione dei tempi e programmazione delle attività  
• Creazione dei team di progetto  
• Valutazione di rischi e attriti generalizzati o localizzati 
• Valutazione e monitoraggio della qualità. 

Ovviamente, per disporre di un dato di velocità oraria accurato, è necessario comprendere la centralità delle risorse umane nei processi a commessa e considerare l’imputazione delle ore sulle commesse come un fattore metrico così come gli eventuali costi esterni una importante variabile da calcolare. Grazie alla velocità oraria il management aziendale può così da una parte, valutare gli effetti delle scelte intraprese e dall’altra, disporre di informazioni in grado di orientarle al meglio. 

Negli ultimi anni le aziende hanno modificato sostanzialmente le modalità con cui acquisiscono servizi e prodotto strumentali allo sviluppo del proprio business. Infatti, se in passato le aziende acquistavano beni o servizi capitalizzandone il costo tra le immobilizzazioni, oggi si ricorre sempre di più a contratti di noleggio o di licenza d’uso. 
Noleggiare uno spazio server, un centralino in cloud, una stampante, un software gestionale, un’auto aziendale è sempre più frequente nella quotidianità di ogni impresa.
Questa nuova modalità di gestione ha però introdotto nuove complessità organizzative che numerose aziende non sono in grado di fronteggiare. Ogni mese l’ufficio amministrativo deve controllare, registrare, imputare e far autorizzare micro-fatture ricorrenti, spesso di difficile interpretazione e quindi imputazione.
Proprio sulla base di queste premesse che abbiamo esteso le funzionalità di Akeron PBA verso una corretta gestione dei contratti passivi a fatturazione ricorrente. Un nuovo modulo in grado di:

1. Censire i contratti passivi
2. Gestire scadenze contrattuali
3. Rateizzare i costi
4. Imputare i costi nei conti economici ed analitici

Il sistema consente inoltre una generazione automatica degli ordini interni per una corretta gestione amministrativa e permette un’analisi prospettica dei costi che consente, a sua volta, una redazione analitica e veritiera del budget dei costi.
Le fatture di acquisto acquisite automaticamente da SDI potranno così essere prontamente registrate evitando errori di imputazione o richieste di chiarimenti o ritardi nell’autorizzazione (già formalizzate nella creazione del contratto)

Akeron PBA il software gestione commesse, consente così una perfetta integrazione dei contratti passivi a fatturazione ricorrente.

Per le aziende che lavorano a commessa, l’utilizzo di applicazioni mobile per la gestione di processi correlati alle risorse umane è di primaria importanza.

Tale tecnologia soddisfa la necessità di gestire il personale in trasferta o al di fuori della mura aziendali, trasformando l’interazione con i dipendenti e garantendo un miglioramento operativo.

Akeron PBA, grazie alla funzionalità Diario, dedicata proprio alle risorse che lavorano spesso fuori azienda consente, tramite App, una rendicontazione puntuale delle attività previste nella giornata lavorativa.
La funzionalità di inizio/chiusura attività, con il rilevamento della posizione permette di registrare spostamenti, tempi lavorati e sede del cliente di riferimento.

Il primo vantaggio che ne deriva riguarda l’erogazione di un miglior servizio all’azienda cliente: l’elaborazione dei dati più precisa e veloce consente, infatti, di comunicare al cliente in real-time lo stato di avanzamento lavori e farlo accedere ad un controllo immediato dei costi sostenuti.
Poi c’è un indubbio miglioramento dei processi gestionali interni. Incentivare il proprio personale all’utilizzo del mobile per la rendicontazione degli elementi salienti delle attività svolte fornisce all’azienda informazioni utili e tempestive per la fatturazione e la contabilità industriale di commessa.

E’ chiaro quindi che la tecnologia mobile nella gestione di commesse aziendali migliora complessivamente gli aspetti amministrativi, l’analisi dei costi e il presidio dei processi.

Il Customer Rating è uno strumento strategico nella definizione delle politiche aziendali, che consente di operare una valutazione del cliente a partire dall’elaborazione di una serie di parametri “pesati”.

Non tutti i clienti sono uguali, ognuno possiede caratteristiche eterogenee e specifiche la cui valutazione può rivelarsi utile nell’applicazione di strategie diverse a livello di marketing, customer service, comunicazione ed altre aree di gestione. Di fatto il Customer Rating è uno strumento che consente di valorizzare i clienti attraverso parametri strategici per il business.

Quali parametri scegliere?

Ciascuna azienda può determinare dei parametri specifici da tenere in considerazione nella valutazione dei propri clienti. Il sistema gestisce parametri automatici (elaborati dal software sulla base dei dati disponibili) e attributivi (associando valori soggettivi).

Un importante parametro calcolato in modo automatico dal sistema è il valore orario del cliente il quale rapporta fatturato e acquistato alle ore imputate.

Tra i parametri attributivi più comuni e di maggiore rilievo per le organizzazioni si ritrovano:

• Customer Service: la frequenza con la quale il cliente contatta l’assistenza;
• Brand: la prestigiosità ed attrattività del marchio;
• Target: l’attinenza alla fascia di mercato di riferimento
• Ambassador: il ruolo del cliente nella crescita del nostro business;
• Fatturato: la dimensione aziendale.

Una volta definiti i parametri, il passo successivo riguarda la definizione dell’importanza di ciascuno di essi e l’attribuzione di un valore univoco, attraverso un sistema strutturato.

Come si fa la valutazione del cliente?

Una valutazione del cliente puntuale ed efficiente deve essere sostenuta da strumenti intuitivi, in grado di semplificare un processo tanto importante quanto complesso. 

Proprio per questo Akeron PBA , software gestionale specifico per le aziende che lavorano a commessa, è stato aggiornato con un nuovo modulo interamente dedicato alla Customer Rating, che permette di associare ad ogni criterio un peso o “valore di importanza”.

Una volta definiti criteri e valori, è possibile associare specifici attributi alla scheda anagrafica del cliente, caratterizzandolo, ad esempio, con uno score alto per brand, in caso di un’azienda di rilievo, o per fatturato.

Attraverso l’associazione anagrafica-attributi, il sistema elabora un valore finale che, in base a range precedentemente settati, associa ciascun cliente ad una specifica classe, determinandone così il rilievo all’interno del portfolio clienti.

Quali sono i vantaggi?

L’elaborazione dei dati, compiuta in automatico da Akeron PBA, permette di ottenere un quadro completo delle classi, quindi del valore di ogni cliente.

In questo modo è possibile ottenere una prospettiva strategica basata sulla valutazione degli attributi di maggiore rilevanza per l’azienda. Il vantaggio è riuscire a realizzare politiche di business eterogenee sulla base di classi definite, con una gestione più efficiente, efficace e personalizzata del cliente.

Il 15 luglio si è tenuto il 4° appuntamento del ciclo di Webinar “La commessa nell’era digitale”.

Nel corso di quest’ultimo evento abbiamo parlato, insieme ad esperti del settore, di modelli di fatturazione e controllo di gestione per commessa, concentrando l’attenzione sui diversi modelli di avanzamento amministrativo subordinati ad avanzamento tecnico (fatturazione a corpo o consuntivo) e su come l’informatizzazione consenta un corretto controllo di gestione di costi e ricavi, sulla base delle stime preventive e dei consuntivi.

Quando parliamo di aziende che lavorano a commessa possiamo individuare diverse e molteplici modalità di fatturazione, che possono essere distinte in due macro-categorie:

• Fatturazione a corpo: l’azienda svolge una valutazione delle quantità da avanzare e da fatturare sulla base di accordi commerciali o SAL. In questo processo può rivelarsi fondamentale un supporto informatico in grado di analizzare l’effettivo avanzamento tecnico della commessa e rapportarlo all’avanzamento di tipo amministrativo.

• Fatturazione a consuntivo (o Time & Material): Akeron PBA, gestionale specifico per aziende che lavorano a commessa o a progetto, consente di gestire in modo organico e organizzato diverse modalità di fatturazione:
  • • A stima: stima approssimativa delle ore, che potrebbero variare in base all’avanzamento tecnico della commessa;
    • Plafond: limite massimo di spesa oltre il quale non è possibile fatturare ulteriori ore di lavoro;
    • Prepagata: permette di fatturare sin da subito, indipendentemente dallo SAL.

Per le aziende che operano con processi a commessa, la redazione di un bilancio di esercizio annuale o infrannuale richiede particolare attenzione, soprattutto per la corretta imputazione di costi e ricavi.

L’applicazione del principio di competenza economica è una tematica particolarmente critica per le aziende che lavorano a commessa, per le quali gli avanzamenti tecnici (e quindi i costi) non sono quasi mai allineati alle modalità di fatturazione stabilite con il cliente.

Secondo questo principio, infatti, si dovrebbero rilevare solo costi e ricavi realizzati nel corso dell’esercizio considerato, a prescindere dalla rispettiva manifestazione finanziaria. In questo senso, non sarebbe quindi possibile imputare nel conto economico costi i cui ricavi non siano stati conseguiti e viceversa

Secondo una ricerca di Salesforce, l’81% delle aziende top player che lavorano a progetto affermano che dal 2019 la trasformazione digitale è diventata prerogativa per mantenere e accrescere la propria quota di mercato e secondo Accenture questa tipologia di aziende sono cresciute il doppio rispetto alla concorrenza. Ci troviamo quindi nell’epoca in cui la trasformazione digitale risulta l’azione chiave per dare avvio ad un nuovo modello di business che non si esaurisce nella mera implementazione di nuove tecnologie ma coinvolge l’intero sistema organizzativo. La trasformazione digitale non è il fine ma il mezzo tramite cui è possibile reinventare l’impresa e apportare quei cambiamenti tecnologici, organizzativi, culturali, che migliorano la produttività aziendale.

L’articolo 2086 è un articolo conosciuto dagli imprenditori in un’ottica di superamento ed elusione delle crisi.

Ma quali sono le implicazioni pratiche di questa norma? Cosa può fare realmente l’imprenditore per adempiere all’articolo 2086?

Per rispondere a questa domanda, dobbiamo partire dal testo della stessa, che recita:

“L’imprenditore è il capo dell’impresa e da lui dipendono gerarchicamente i suoi collaboratori [2094, 2104]. L’imprenditore, che operi in forma societaria o collettiva, ha il dovere di istituire un assetto organizzativo, amministrativo e contabile adeguato alla natura e alle dimensioni dell’impresa, anche in funzione della rilevazione tempestiva della crisi dell’impresa e della perdita della continuità aziendale, nonché di attivarsi senza indugio per l’adozione e l’attuazione di uno degli strumenti previsti dall’ordinamento per il superamento della crisi e il recupero della continuità aziendale(2).”

Secondo l’art. 2086, quindi, non solo tutti i soggetti economici devono essere in grado di attrezzarsi con idonei strumenti al fine di superare eventuali crisi d’impresa e recuperare le condizioni della continuità aziendale, ma soprattutto di prevenire che ciò accada.

Prevenzione è la parola chiave. L’azienda deve disporre di un assetto organizzativo, amministrativo e contabile in grado di rilevare correttamente i fatti aziendali, monitorando costantemente e tempestivamente gli andamenti economico-finanziari dell’azienda. Un corretto controllo di gestione è in grado di evidenziare eventuali criticità, prevenendo potenziali crisi d’impresa.

Come fare?

Attraverso l’implementazione di uno strumento software integrato, in grado di organizzare i processi aziendali ed informatizzarli, disponendo dei dati necessari a monitorare lo stato di salute della tua azienda. Akeron ME, attutisce gli effetti di eventuali crisi aziendali. Permette infatti di acquisire una piena consapevolezza delle criticità in essere e di quelle future, contribuendo quindi alla continuità aziendale e al miglioramento delle performance complessive.

Per approfondire questo argomento con esperti del settore richiedi la registrazione del nostro Webinar: “Gestione Commesse: Competenza Economica e Criterio OIC 23”.

Secondo una ricerca di Salesforce, l’81% delle aziende top player che lavorano a progetto affermano che dal 2019 la trasformazione digitale è diventata prerogativa per mantenere e accrescere la propria quota di mercato e secondo Accenture questa tipologia di aziende sono cresciute il doppio rispetto alla concorrenza. Ci troviamo quindi nell’epoca in cui la trasformazione digitale risulta l’azione chiave per dare avvio ad un nuovo modello di business che non si esaurisce nella mera implementazione di nuove tecnologie ma coinvolge l’intero sistema organizzativo. La trasformazione digitale non è il fine ma il mezzo tramite cui è possibile reinventare l’impresa e apportare quei cambiamenti tecnologici, organizzativi, culturali, che migliorano la produttività aziendale.

Il Project Management Center, sostiene che la scelta di un giusto set di indicatori di performance (Key Performance Indicators) permetta di rilevare tempestivamente le criticità e al tempo stesso, di allineare i risultati alle strategie aziendali predefinite.

Nelle aziende che lavorano a commessa sono molte le metriche e le dimensioni principali che permettono di analizzare al meglio le performance riguardano: 

• Consegna dei progetti. Si tratta di metriche che misurano la capacità di consegnare i progetti rispettando i tempi e i budget predefiniti. Permettono di misurare facilmente il successo o il fallimento di diversi processi organizzativi: dalla pianificazione, alla comunicazione con il cliente fino alla capacità di gestire i cambiamenti.
• Utilizzo delle Risorse. Sono le metriche più monitorate dalle aziende che lavorano a commessa e misurano in quale percentuale il tempo disponibile delle risorse è in grado di generare ricavi. Questo gruppo di metriche è ancora più utile quando viene applicato ai singoli team. Se suddivisi per dipartimento, livello di seniority o competenze, la misurazione dell’utilizzo consente di orientare scelte relative ad assunzioni e fabbisogni formativi, ovvero consentono di impostare strategie di sviluppo per allineare l’offerta alla domanda di risorse.
• Profittabilità. Misurare la redditività in modo accurato è la chiave per capire se i progetti vengono consegnati in linea con la strategia aziendale. La differenza tra costi e ricavi non va però considerata come una misura statica, ma va monitorata nel tempo. 
• Crescita. La base per misurare la crescita è avere un un quadro sempre accurato delle entrate (consuntive e preventive). Significa avere anche un quadro di ogni contratto firmato, del tipo di fatturazione pattuita, oltre che degli investimenti in manodopera e lo stato dei lavori previsti rimanenti.

Uno dei principali strumenti di Business Intelligence sono le Dashboard, rappresentazioni grafiche e sintetiche che permettono di attribuire ad un dato un’interpretazione connessa all’andamento aziendale. Le dashboard forniscono uno stato dell’arte periodico delle performance e quindi sono un metodo prezioso per analizzare i fenomeni storici o tendenze nelle performance aziendali. 
Nubess ME, permette di configurarle e costruirle in modo personalizzato seguendo un processo che include: la rilevazione delle informazioni, l’analisi, la semplificazione, e la visualizzazione. L’obiettivo è quello di favorire il processo decisionale attraverso una rappresentazione dei dati in una varietà di tabelle e grafici.