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Criticità e Challenge

Design Group Italia ha sede a Milano e uffici a New York, Silicon Valley e Reykjavik.

Fondata nel 1968, oggi può contare su un team di circa 80 designer con diverse specializzazioni: product, strategy, branding, digital, UX, service, interior, food, lighting, engineering, CMF. Lavora in un’amplissima varietà di business, dal largo consumo alle macchine utensili, dalla sanità al turismo, dall’elettronica di consumo ai prodotti medicali.

Il suo portfolio di clienti include grandi aziende italiane, start-up, PMI, società no-profit e grandi corporate globali.

Lo studio è guidato da Edgardo Angelini, Peter Newbould e Sigurdur Thorsteinsson.

Dal luglio 2019, DGI è partecipata dal Gruppo Alkemy.

Come nella maggior parte delle organizzazioni che operano a progetto, anche in Design Group Italia l’utilizzo sistemi informativi frammentati non integrati tra loro, ha portato il management aziendale ad affrontare una serie di rilevanti criticità come:

  • la scarsa visione consolidata e aggiornata del portafoglio progetti con una conseguente limitazione in termini di prioritizzazione.
  • la difficoltà nel disporre di informazioni aggiornate e coerenti relative al portafoglio dei progetti.
  • l’incertezza generale sui criteri alla base dei processi decisionali.

Quello di cui necessitava Design Group era una strutturazione dei flussi più definita ed efficiente, una soluzione software moderna che consentisse una gestione centralizzata e completa di tutti i progetti, con una visibilità e un controllo real-time di ogni processo.

Soluzione

L’implementazione di Akeron Project Business Automation ha permesso a Design Group Italia di gestire completamente il ciclo di vita dei progetti aziendali (dalla pianificazione e gestione del budget, al monitoraggio, alla gestione contabile), permettendo di intercettare e gestire le criticità rispettando le tempistiche di esecuzione.
In concreto, la piattaforma ha permesso di coprire differenti esigenze, quali:

  • Pianificazione e allocazione delle risorse ai progetti, per ruolo e per persona, puntuale e completa, mediante l’analisi in tempo reale dei carichi di lavoro.
  • Visione consolidata di tutti i progetti gestiti e relativi stati di avanzamento.
  • Analisi preventiva dei costi, resa possibile dalla capacità del sistema Akeron di apprendere e storicizzare i dati relativi a precedenti progetti.
  • Analisi in tempo reale del consuntivo di progetto grazie ad un sistema che permette di evidenziare le ore preventive, consuntive e di scostamento.
  • Gestione consolidata delle performance finanziarie e delle marginalità di progetto
  • Possibilità di interrogare in ogni momento la situazione economica e consultare il bilancio aziendale, grazie ad una elaborazione dei dati supportata da automatismi
    di Business Intelligence.

Akeron Project Business Automation è estremamente flessibile ed in grado di adattarsi a specifiche esigenze di business. Per questo motivo Design Group Italia ha adottato lo strumento molto rapidamente e, con una sinergica collaborazione, è stato possibile creare funzionalità ad hoc:

  • Sviluppo di un “Consuntivo Missione”, funzionalità che rende possibile assegnare ogni spesa e ora di lavoro ad una specifica “missione” (progetto o serie di progetti che impegnano le risorse in trasferte) e analizzarne i costi.
  • Archivio digitale delle spese sostenute, un unico strumento a sostegno dell’imputazione dei costi e dei ricavi. Precedentemente le risorse raccoglievano gli scontrini di spesa all’interno di cartelline cartacee ma grazie a Akeron Project Business Automation hanno la possibilità di caricarle a sistema ed avere tutte le movimentazioni, scaricabili in dettaglio.
  • Controllo di Gestione di progetto, con analisi, preventiva e consuntiva, dettagliata dei costi delle risorse, prendendo in considerazione Direct Cost, Full Cost e applicando due livelli di margine.

Risultati e benefici

Digitalizzare la Gestione dei progetti a livello globale.

 

“Analisi di reddittività rapide, monitoraggio dei tempi e costi e flessibilità: Akeron Project Business Automation ci permette di gestire i progetti in modo completo e intuitivo, ottimizzando il budget, allocando in modo ottimale le risorse e consentendoci di abbattere il tempo di fatturazione e controllo di circa il 40%”
Marcello Mastrapasqua – IT Manager Design Italia.

 

Akeron Project Business Automation, ha consentito una digitalizzazione e strutturazione della gestione dei progetti a livello globale agevolando la gestione di tutte le risorse distribuite nei vari dipartimenti.
La soluzione ha generato una serie di benefici tangibili, quali:

  • Piena visibilità e tracciabilità dei dati in real-time e dei processi di commessa end-to-end
  • Rendicontazione puntuale e veloce.
  • Controllo al 100% sulla spesa del budget del dipartimento.
  • Ottimizzazione dei tempi e del processo di fatturazione.
  • Gestione efficace delle performance di progetto.
  • Visione a 360° dei dati dei clienti e delle dashboard di gestione in tempo reale, su qualsiasi dispositivo.
  • Confidenza nelle scelte strategiche, grazie ad una puntuale pianificazione che consente di sviluppare capacità di previsione dei possibili scenari.
  • Riduzione del margine di rischio di progetto.
  • Eliminazione di inefficienze
  • Cambio di cultura aziendale in termini di responsabilità della singola risorsa.
  • Gestione di un elevato numero di progetti complessi (300+) nel medesimo arco temporale.
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3i Group è un importante gruppo imprenditoriale che da più di 35 anni, sia in campo civile che industriale, fornisce servizi integrati di: progettazione, sicurezza, prevenzione incendi, ambiente, energia, sistemi di gestione, Legal & Compliance 231 e formazione.

Grazie alla multidisciplinarietà delle competenze e un’efficace integrazione delle differenti professionalità, il suo portfolio clienti si è esteso lungo tutto il territorio nazionale.

-75%

Riduzione del tempo impiegato per la Gestione del Personale

-50%

Riduzione del tempo impiegato per il controllo di Gestione

+100%

Controllo sull’intero ciclo di vita della Commessa

ESIGENZE
3i Group aveva l’esigenza di individuare e adottare una soluzione software completa ed integrata che, oltre a coprire l’intero ciclo di vita della commessa, consentisse il controllo puntuale e in real-time della contabilità analitica e la gestione di processi amministrativi e flussi finanziari.

Una soluzione in grado di adattarsi ad un’organizzazione stratificata multi-company.competenze e un’efficace integrazione delle differenti professionalità, il suo portfolio clienti si è esteso lungo tutto il territorio nazionale.
SOLUZIONE
La soluzione di Akeron è stata in grado di allinearsi completamente alle logiche fino a quel momento utilizzate da 3i nella gestione dei processi sia interni che esterni. In particolar modo il progetto ha evoluto l’organizzazione di ambiti differenti, quali:
    • Gestione della fase di offerta: le offerte, elaborate tramite il modulo integrato a Ms Word, seguono un workflow approvativo che coinvolge più operatori con ruoli differenti. Una volta compilata ed inviata l’offerta, un registro apposito si aggiorna in automatico, consentendo la pianificazione delle attività commerciali come eventuali follow up e la gestione dei prospect.
    • Rendicontazione ore lavorate: le attività registrate in agenda sono utilizzate sia dal reparto HR per l‘elaborazione dei cartellini, sia dal controllo di gestione per definire costi e marginalità delle singole commesse.
    • Gestione delle risorse tecniche: le richieste di prenotazione delle risorse tecniche aziendali (in particolare i mezzi) vengono inviate tramite un automatismo alla segreteria, che le raccoglie ed assegna i mezzi in base a differenti parametri (disponibilità, tempo di utilizzo, distanza etc.). Ciò garantisce anche la regolare manutenzione e la sicurezza dei mezzi e del personale. Integrata con questo flusso è la possibilità di tracking del chilometraggio per mezzo/operatore, al fine di gestire una contabilità analitica anche relativamente al costo di utilizzo degli automezzi.
    • Registro acquisti unico: un unico registro, disponibile per l’amministrazione e accessibile ai responsabili delle varie divisioni, permette il controllo e l’approvazione veloce dei pagamenti, al fine di monitorare in tempo reale i costi esterni.
    • Analytics: accesso a dati aggiornati su fatturato, tempi e ore che consente l’analisi puntuale dei centri di costo di ciascun progetto.

Altro elemento distintivo della soluzione è 3i Enterprise, ovvero una funzionalità implementata ad hoc ed integrata con il sistema gestionale TeamSystem Gamma. Nella gestione del ciclo attivo, consente di visualizzare le scadenze aperte e di inviare, attraverso l’elaborazione di e-mail personalizzabili, remind e solleciti ai clienti, migliorando quindi il controllo da parte dell’azienda dei crediti aperti verso i clienti.
BENEFICI
La soluzione di Akeron ha apportato numerosi vantaggi, quali:
  • Strutturazione e digitalizzazione dei processi aziendali;
  • Rendicontazione delle ore e richiesta di rimborso spese in tempo reale, grazie all’utilizzo dell’App dedicata;
  • Analisi in tempo reale di costi e marginalità;
  • Abbandono di documentazione cartacea con conseguente abbattimento dell’ errore umano;
  • Tempestività nella gestione del processo di recupero crediti, grazie alla predisposizione di alert automatizzati per il sollecito dei pagamenti.
“Grazie ad Akeron Project Business Automation siamo riusciti a ridurre notevolmente i problemi di gestione, oltre a semplificare ogni singolo processo aziendale.”

Maria Pia Don Vito
Responsabile Amministrazione e Contabilità
Il valore di Akeron Project Business Automation non si è esaurito solamente nel rispondere in modo esaustivo a esigenze specifiche delle singole aziende del gruppo, ma si è espresso in particolar modo nella capacità di raccogliere tutti i dati e i processi in un unico sistema integrato.
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