La pianificazione iniziale di una commessa è la fase più critica dell’intero progetto. Non perché sia quella in cui si lavora di più, spesso è la più breve. Ma perché gli errori commessi in questa fase si moltiplicano per tutta la durata del progetto.
Un progetto mal impostato non si recupera. Si gestisce il danno. E il costo di quella gestione è quasi sempre più alto del costo che avrebbe avuto una pianificazione più accurata.
L’AI non risolve magicamente il problema della pianificazione. Ma aiuta a ridurre i bias sistematici che la distorcono, e che nella maggior parte delle aziende di servizi si ripetono commessa dopo commessa.
La WBS (Work Breakdown Structure) è la scomposizione gerarchica dell’intero lavoro di una commessa in attività gestibili e misurabili. La baseline è il piano approvato di costi, tempi e scope che costituisce il riferimento ufficiale per il controllo di commessa. Insieme, WBS e baseline sono la fondamenta su cui si costruisce tutto il project control.
Perché la pianificazione fallisce sistematicamente
Se chiedete a qualsiasi project manager esperto quante delle sue commesse sono finite esattamente nei tempi e nel budget pianificati, la risposta onesta è quasi sempre: poche. Non è incompetenza. È la natura della pianificazione sotto pressione.
I bias che distorcono la pianificazione di commessa sono documentati da decenni nella letteratura di project management. I più comuni nelle aziende di servizi professionali italiane sono:
Planning fallacy
La tendenza sistematica a sottostimare i tempi e i costi di un progetto, anche quando si ha esperienza di progetti simili che sono andati oltre le stime. È un bias cognitivo documentato da Kahneman e Tversky: le persone tendono a pianificare basandosi sullo scenario migliore, non su quello più probabile.
Ottimismo da offerta
Nelle aziende di servizi, la pianificazione iniziale è spesso influenzata dalle condizioni dell’offerta commerciale. Il commerciale ha promesso tempi stretti per vincere il contratto. Il PM eredita un piano che non ha costruito lui e che già in partenza è troppo ottimistico.
Scope ambiguo
Una WBS costruita su un capitolato ambiguo produce attività che sembrano complete ma che in esecuzione si rivelano molto più complesse. Le attività dimenticate, quelle che “si danno per scontate”, sono una delle cause più comuni di sforamento.
Ancoraggio al budget disponibile
Quando esiste un budget massimo approvato dal cliente, le stime tendono a convergere verso quel budget, non verso il costo reale stimato. Il risultato è una baseline che è già sbagliata prima che la commessa inizi.
Come l'AI riduce questi bias
L’AI non elimina i bias umani nella pianificazione. Li contrasta con dati oggettivi basati sull’esperienza reale dell’azienda. Le applicazioni più efficaci sono tre.
Reference class forecasting automatizzato
I sistemi AI con accesso ai dati storici delle commesse passate possono confrontare la commessa in pianificazione con commesse analoghe, stesso settore, stessa dimensione, stessa tipologia di deliverable, e proporre stime basate sull’esperienza reale. Non “penso che ci vorranno 200 ore”, ma “le ultime 5 commesse simili hanno richiesto in media 260 ore, con una varianza del 15%”.
Completamento automatico della WSB
I sistemi AI possono suggerire attività tipicamente dimenticate nelle WBS di commesse simili. Non sostituiscono il giudizio del PM sulla struttura del progetto, agiscono come una checklist intelligente che riduce il rischio di lasciare fuori attività importanti.
Segnalazione delle anomale nella baseline
Prima che la baseline venga approvata, i sistemi AI possono confrontarla con i dati storici e segnalare anomalie: attività sottostimate rispetto a quelle simili nelle commesse passate, dipendenze mancanti, buffer di contingency insufficienti per il tipo di progetto.
Cosa rimane al project manager nella pianificazione
L’AI supporta la pianificazione, ma non la sostituisce. Ci sono aspetti della costruzione della WBS e della baseline che richiedono il giudizio del PM:
- La comprensione delle specificità del cliente e del contratto, che nessun modello storico può catturare completamente
- La valutazione della maturità del team, che influenza le stime in modo difficile da modellare
- Le decisioni strategiche su come strutturare lo scope per ridurre i rischi principali
- La negoziazione con il cliente su tempi e costi quando le stime reali non rientrano nel budget disponibile
Una buona pratica: il kickoff di pianificazione strutturato
Le aziende che pianificano meglio le loro commesse hanno quasi sempre una pratica in comune: un kickoff di pianificazione strutturato, con un’agenda definita e dati storici disponibili prima che la sessione inizi.
Non una riunione in cui ognuno dice la sua stima. Un processo in cui le stime vengono confrontate con i dati storici, le anomalie vengono discusse e giustificate, e la baseline viene approvata con la consapevolezza esplicita dei rischi che contiene.
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