Il 18 giugno scorso, nella suggestiva cornice di Villa Bassotta a Lucca, si è svolto l’evento “Facility Management nell’era del digitale: sfide e opportunità”. L’incontro era dedicato alle PMI toscane del settore, interessate a esplorare le potenzialità della digitalizzazione dei processi aziendali e a comprendere come applicarla con successo alle proprie attività.
Tra i relatori, oltre al team di esperti di Akeron, sono intervenuti Lucia Bonechi, docente di Organizzazione Aziendale all’Università di Pisa, e Chiara Panceri ed Elisa Perosin di RAMI Service, rispettivamente HR Manager e Accounting Specialist & HR Administration.
Dal confronto con i partecipanti sono emerse le specifiche esigenze e peculiarità delle loro aziende. Questo scambio ha permesso di evidenziare i vantaggi concreti della digitalizzazione applicata a diversi contesti, facendo emergere alcune interessanti lesson learned:
L'impatto della digitalizzazione sui processi aziendali
La prof.ssa Lucia Bonechi, utilizzando i dati dell’Osservatorio sulla digitalizzazione delle PMI, ha delineato il contesto di riferimento e illustrato come le nuove tecnologie digitali possano favorire l’evoluzione del settore del Facility Management (FM), evidenziando il crescente ruolo strategico di questa funzione. La digitalizzazione consente di affrontare le principali criticità organizzative e offre vantaggi significativi, come l’ottimizzazione delle risorse e la riduzione degli errori.
L’esperienza di RAMI Service, azienda di Facility Management che ha recentemente adottato il software Tarko di Akeron, ha confermato come la digitalizzazione abbia portato a un netto miglioramento dell’efficienza operativa.
La digitalizzazione favorisce una visione integrata dei processi e migliora la comunicazione interna
Come evidenziato dalla prof.ssa Bonechi, i processi chiave delle aziende di Facility Management sono generalmente la gestione delle offerte (preventivi), la pianificazione delle commesse, l’esecuzione degli interventi, la consuntivazione e la fatturazione. Si tratta di attività fortemente interconnesse che, tuttavia, vengono spesso gestite con software o strumenti diversi, specifici per ciascun ambito e alimentati manualmente. Questo comporta una ridondanza delle informazioni e aumenta il rischio di errori e incoerenze nei dati.
Digitalizzare significa adottare un’unica piattaforma software, nella quale le informazioni vengono inserite una sola volta e condivise automaticamente tra tutti i processi aziendali. In questo modo è possibile collegare in tempo reale attività tra loro interdipendenti, favorendo un ambiente di lavoro più collaborativo ed efficiente.
La digitalizzazione è prima di tutto cultura del cambiamento
Chiara Panceri ed Elisa Perosin di RAMI Service hanno descritto il percorso di digitalizzazione intrapreso dalla propria azienda, i benefici ottenuti e l’importanza di coinvolgere tutto il personale nel processo di cambiamento.
L’introduzione di un nuovo software e, in particolare, di strumenti digitali installati su dispositivi mobili per le risorse che operano al di fuori del perimetro aziendale, deve essere accompagnata da un processo di condivisione e assimilazione del cambiamento. Questo permette di valorizzare i benefici percepiti e superare la naturale resistenza all’abbandono di prassi consolidate, oltre alla diffidenza spesso diffusa verso l’utilizzo delle tecnologie digitali.
In RAMI Service, il coinvolgimento di tutto il personale è risultato fondamentale per il successo del progetto.
Soluzione digitali personalizzabili in base alle esigenze
Come evidenziato dalla prof.ssa Bonechi, il panorama delle PMI restituisce una realtà molto variegata per approcci e soluzioni organizzative: ogni azienda presenta modalità specifiche di gestione dei processi e proprie criticità. Ne consegue che la soluzione ERP adottata non può basarsi su un sistema standard, ma deve essere in grado di cogliere e gestire le peculiarità dell’organizzazione.
Gli interventi dei partecipanti all’incontro hanno evidenziato l’esigenza di affrontare problematiche interne specifiche, legate alla dimensione aziendale, alle tipologie di servizi offerti e al livello di maturità digitale del personale.
Digitalizzazione e generazioni a confronto
Digitalizzare oggi dovrebbe diventare sempre più una priorità anche per rispondere alle nuove esigenze del personale. La trasformazione digitale sta entrando progressivamente nella quotidianità delle persone: molti sono ormai abituati a utilizzare smartphone, app e social network e si aspettano di poter lavorare con strumenti altrettanto intuitivi e connessi.
Questa aspettativa è ancora più evidente nella cosiddetta Generazione Z, ovvero le persone nate tra il 1996 e il 2012, che stanno iniziando a muovere i primi passi nel mondo del lavoro e che non solo apprezzano un ambiente digitale e connesso, ma lo considerano ormai una naturale aspettativa.
Rimane tuttavia, nei luoghi di lavoro, una quota di persone che manifesta diffidenza nei confronti delle nuove tecnologie digitali. Come dimostra il progetto di RAMI Service, per attuare con successo un processo di cambiamento è quindi fondamentale investire sulle persone e accompagnarle nel percorso di trasformazione.
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