Measure Tarko's impact with Polimi's Model
See real IMPROVEMENT IN EFFICIENCY
Estimate your savings with Tarko
Implementare Tarko, la Project Business Automation, è una scelta strategica per migliorare le performance dei progetti e dell’azienda, e per organizzare al meglio i team di progetto.
Consente alle organizzazioni di rafforzare l’esecuzione operativa, aumentare il controllo e prendere decisioni basate sui dati lungo l’intero ciclo di vita del progetto.
Ma come puoi davvero misurarne l’impatto?
Measuring Productivity and Efficiency
The model created by - Osservatorio.net - Digital Innovation of Polimi School of Management.
Traditional ROI models only scratch the surface. They typically compare software costs with a few measurable benefits, overlooking critical impacts.
Our calculator is different, it is based on the productivity and efficiency measuring model, developed in collaboration with Osservatorio.net the digital innovation platform of Politicnico di Milano one of the most prestigious universities in Europe.
The model is designed to provide a realistic and holistic evaluation.
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Time Gained, Impact Amplified: How Tarko Delivers value
This exercise is based on the Overall Impact Assessment (OIA) model, which includes a comprehensive set of 30 KPIs to assess the full impact of Vulki SPM across various dimensions.
For this analysis, we focus specifically on a subset of the KPIs related to efficiency and effectiveness. The objective is to provide a clear, evidence-driven view of how Vulki SPM creates measurable value by streamlining manual tasks, speeding up critical processes, and enabling sales teams to operate more effectively.
1. Redefining Plan Setup: From Manual Builds to Smart Configuration with Vulki SPM
Mark Smith
Sales Compensation Admin
Monica Blush
Sales Compensation Admin
Before: Compensation plans were built in Excel. Each change required hours of work, endless coordination, and vendor support. Flexibility was low; error risk high.
After: With Vulki SPM, the Sales Compensation Manager and team configure plans autonomously. Intuitive tools, pre-built rules, and guided workflows turn weeks of effort into just hours of setup without relying on Professional Services.
Result: Faster time-to-market for incentive schemes = quicker sales momentum.
How many people set up sales bonuses/variable compensation?
n.
How many hours does each person spend setting up incentive plans?
h
What is the average gross hourly cost per team member for these activities?
€/h
1. Quanto tempo impiega mensilmente ogni risorsa a compilare il Timesheet/timbratura?
Davide Morandi
Team Member
Prima: Ogni risorsa compilava mensilmente un file Excel, indicando manualmente le ore lavorate per ciascuna commessa. L’attività richiedeva circa 6 ore al mese a persona, dovendo ricostruire a posteriori le singole giornate.
Dopo: Oggi la rilevazione avviene quotidianamente tramite Tarko. L’inserimento delle ore serve sia per l’allocazione sulla commessa, sia come registrazione delle ore lavorate (funzione di cartellino), tutto in un’unica operazione.
Risultato Meno tempo speso in attività amministrative, maggiore precisione nei dati e controllo immediato su tempi, costi e consuntivazione per la fatturazione.
Numero di persone che compilano il timesheet/timbratura
n.
Tempo impiegato mensilmente per ciascuna persona (espresso in minuti)
h
Costo medio orario delle risorse operative
€/h
The saving is:
12.000€
2. Communication, Streamlined with Vulki SPM
Andrew Frans
Sales Excellence Manager
Before: Communicating a new plan meant chasing PDFs, signatures, and email chains. Acceptance was hard to track—especially with large networks of external reps.
After: With Vulki, the plan is pushed in-app. Reps receive a notification, review the plan, and tap “Accept.” Consent is recorded in the backend with full traceability.
Result: Everyone aligned, faster. Selling starts sooner.
What is the size of the team directly or indirectly involved in the process of internal and external communication, approval, control, and finalization of the data and information for managing incentive and bonus plans?
n.
What is the average number of hours spent by each team member involved in this process?
h
What is the average gross hourly cost of the team involved in these activities?
€/h
2. Quanto tempo impieghi mediamente al mese nella definizione del team di progetto? (Esame delle competenze necessarie, delle disponibilità e dei costi)
Anna Corsini
Project Manager
Prima: La valutazione delle risorse da assegnare a un progetto richiedeva tempo e analisi manuali. Bisognava bilanciare costi, disponibilità e competenze senza strumenti centralizzati. Ogni offerta richiedeva circa 90 minuti, con 7 offerte gestite a settimana da una sola persona.
Dopo: Con il Capacity Planning di Tarko, è possibile visualizzare in tempo reale le risorse disponibili, le competenze associate e il loro carico di lavoro. Le fasi progettuali vengono assegnate in modo guidato e coerente con i dati inseriti. L’output del planning supporta le decisioni su modifiche o conferme..
Risultato: Decisioni più rapide e consapevoli, processi allineati e visibilità completa su disponibilità e skill. Meno tempo speso in analisi, più tempo per la strategia.
Tempo necessario per per definire il team di progetto per ciascuna commessa
n.
Numero di commesse da aprire mensilmente (esempio: apro mediamente 120 commesse l'anno; 10 commesse al mese)
h
Costo medio orario del Project Manager
€/h
The saving is:
12.000€
3. Shadow Accounting… reduced to a minimum in Vulki
Alex Laurens
Sales Excellence Manager
Joss Tanaka
Sales Excellence Manager
Rose Mapei
Sales Excellence Manager
Before: Payees and managers spent hours calculating what commissions they would receive—monthly statements arrived late and lacked clarity.
After: With real-time access via the Vulki mobile app, reps and managers instantly see up-to-date transactions and expected commissions.
Result: More time selling, fewer distractions.
What is the number of salaried sales employees who receive variable economic incentives/bonuses?
n.
What is the number of independent salespeople (e.g. sales agents) who receive variable incentives/bonuses?
n.
What is the number of supervisors who receive variable pay/bonuses?
n.
What is the average number of hours per year spent by each of them calculating and controlling their incentives through informal and unofficial systems (due to the absence or lack of trust in the official system)?
n.
What is the average gross hourly cost of each of the salespeople mentioned above?
€/h
3. Quanto tempo dedichi ogni mese ad analizzare manualmente il timing e la marginalità dei progetti attivi?
Alex Laurens
Chief Operating Officer
Anna Corsini
Project Manager
Prima: Controllare lo stato dei progetti richiedeva l’analisi di più file, senza una visione unificata. Ogni mese venivano verificate circa 130 commesse, con un effort di 30 minuti ciascuna da parte del PM.
Dopo: Con Tarko, ogni progetto ha una scheda consuntivo che centralizza informazioni su avanzamento, milestone, timing e fatturato. I dati sono sempre aggiornati e facilmente accessibili da chi gestisce la commessa.
Risultato: Controllo più rapido, visione completa e team allineati. Meno effort operativo, più tempo per guidare il progetto.
Tempo necessario per analizzare ogni commessa mensilmente (esempio: se per ogni controllo sono necessari 10 minuti e le commesse vengono controllate 2 volte al mese, si considerino 20 minuti)
n.
Numero di commesse aperte mediamente in un mese (in corso) (esempio: gestisco annualmente 240 commesse; 20 commesse al mese)
n.
Costo medio orario del Direttore Operativo/Project Manager
n.
The saving is:
12.000€
4. Payouts, Pre-Programmed in Vulki
Andrew Frans
Sales Excellence Manager
Monica Blush
Sales Excellence Manager
Before: Monthly or quarterly payouts required manual calculations, validations, and last-minute adjustments. Errors and delays were common.
After: Vulki automates the entire process. Once the plan is configured, payouts are scheduled, calculated, and integrated into payroll systems seamlessly.
Result: Timely, accurate pay = higher trust and morale.
What is the size of the team that periodically calculates variable incentives/bonuses for sales?
n.
How many cycles of incentive/bonus calculations are made each year?
n.
What is the average number of hours spent by each team member for each calculation cycle?
h
What is the average gross hourly cost of each team member involved in these activities?
€/h
4. Quanto tempo impiega mensilmente l'amministrazione a controllare quanti e quali avanzamenti amministrativi può evadere (fatturazione)?
Sofia Puccini
Head of Administration
Prima: Il controllo degli avanzamenti amministrativi richiedeva 15 minuti per commessa, includendo solleciti e scambi con i clienti. Coinvolte almeno 2 persone (produzione e fatturazione). I report venivano estratti da una piattaforma e poi corretti manualmente.
Dopo: Ora l’attività è gestita direttamente dai singoli PM tramite Tarko. I dati sono centralizzati, aggiornati e subito disponibili. Il controllo è rapido e non richiede supporto operativo aggiuntivo.
Risultato: Da 15 a 5 minuti per commessa, da 3 persone a una gestione autonoma. Meno effort, più controllo, massima efficienza.
Tempo necessario a controllare gli avanzamenti amministrativi da evadere per ciascuna commessa
n.
Numero di commesse aperte mediamente in un mese (in corso) (esempio: gestisco annualmente 240 commesse; 20 commesse al mese)
n.
Costo medio orario dell'impiegato amministrativo
h
The saving is:
12.000€
5. Disputes Resolved Before They Escalate with Vulki SPM
Alex Laurens
Sales Excellence Manager
Joss Tanaka
Sales Excellence Manager
Rose Mapei
Sales Excellence Manager
Before: Reps raised disputes via email; managers and backend teams juggled spreadsheets to find answers. It was slow and tense.
After: Vulki enables in-app dispute submissions directly from the transaction view. Automated routing and resolution workflows speed up handling and visibility.
Result: Preserved trust. Reduced friction. More time focused on customers.
What is the average number of hours per year spent by salespeople and their supervisors in making clarification requests regarding their own variable compensation?
n.
What is the average number of hours per year spent by each supervisor listening to requests, finding answers, and providing clarifications to salespeople's requests?
n.
What is the size of the back-office team handling clarification requests regarding variable pay/bonuses?
n.
What is the average number of hours per year spent by each member of this support team resolving clarification requests?
n.
What is the average gross hourly cost of this support team?
€/h
5. Quanto tempo impieghi a determinare in lavori in corso su ordinazione e a creare il report di chiusura gestionale periodica (SAL bancario prospettico, avanzamenti di commessa previsti, contratti passivi e attivi ricorrenti, …)
Marco Ferrari
Chief Financial Officer
Prima: La stesura del report gestionale mensile richiedeva circa 5 giorni di lavoro, coinvolgendo il financial controller e una figura dell’area delivery. Partendo dai SAL tecnici, l’attività era altamente manuale e molto time consuming.
Dopo: Con Tarko, le informazioni necessarie sono centralizzate, strutturate e facilmente accessibili. Il report viene costruito in modo più fluido, con maggiore continuità tra dati operativi e dati economici.
Risultato: Processo semplificato, meno carico operativo e maggiore allineamento tra team finance e delivery. Più tempo per analizzare, meno per ricostruire.
Tempo necessario per la costruzione di un singolo report (di chiusura gestionale periodica e determinazione LISO).
n.
Numero di report annui
n.
Costo medio orario del Financial Controller
n.
The saving is:
12.000€
6. Time → Revenue: The Real ROI of Vulki SPM
Andrew Frans
Sales Excellence Manager
Monica Blush
Sales Excellence Manager
Before: Managers spent hours resolving comp issues. Sellers and agents hesitated to push deals without payout clarity
After: With Vulki streamlining the admin burden, managers coach more, reps sell more, and performance becomes the focus.
Result: Even a single extra deal per rep = exponential value.
What is the annual revenue generated by the channel in which the sales force operates?
n.
What is the average number of hours worked annually by salespeople?
n.
What is the percentage of a salesperson's working time dedicated to customer interaction activities specifically for sales?
%
6. Quanto tempo impieghi mensilmente a redigere la reportistica direzionale?
Marco Ferrari
Chief Financial Officer
Prima: La creazione del reporting direzionale richiedeva 3 giorni di lavoro per ogni report, utilizzando Excel o strumenti simili. Ogni mese venivano prodotti 6 report, con una persona interamente dedicata alla raccolta dati e alla loro elaborazione grafica.
Dopo: Con Tarko, la raccolta dei dati è più rapida e strutturata. Il sistema è integrabile con Power BI, rendendo la dashboard dinamica, interattiva e direttamente fruibile dal board. La connessione tra Tarko e PBI è in fase di evoluzione anche sul piano contabile.
Risultato: Processo più fluido, dati affidabili e reporting direzionale più efficace. Meno operazioni manuali, più valore strategico.
Tempo necessario per ogni singolo report
n.
Numero di report generati mensilmente
n.
Costo medio orario del Financial Controller
%
The saving is:
12.000€
RESULT
The Business Case: The value delivered by TARKO
Evaluating the increase in operational efficiency and business effectiveness.
Total cost reduction:
12.000€
Revenue growth:
12.000€
Total gain :
12.000€
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